Ratgeber · Preise & Kalkulation
Stundensatz berechnen als Selbstständiger: Formel, Beispiel und typische Fehler
Die Antwort in Kürze: Stundensatz = (Privatbedarf ÷ (1 − Steuerquote) + Betriebskosten) × (1 + Puffer) ÷ abrechenbare Stunden pro Jahr. Für 2.500 € netto im Monat kommt man mit typischen Annahmen (privat krankenversichert) auf rund 65 € pro Stunde bzw. 520 € pro 8-Stunden-Tag – weil Versicherungen, Steuern, Urlaub, Krankheit und unbezahlte Arbeitszeit mitbezahlt werden müssen.
Die Formel für deinen Stundensatz
Stundensatz = Umsatzziel pro Jahr ÷ abrechenbare Stunden pro Jahr
Das Umsatzziel setzt sich zusammen aus:
- Privatbedarf: Wunsch-Netto + Kranken- und Pflegeversicherung + Altersvorsorge + weitere Versicherungen
- Steuern: Der Privatbedarf muss nach Einkommensteuer übrig bleiben → Privatbedarf ÷ (1 − Steuerquote)
- Betriebskosten: Software, Telefon, Büro, Buchhaltung, Anschaffungen
- Puffer: für Auftragsflauten, Zahlungsausfälle und Unvorhergesehenes
Schritt für Schritt: Rechenbeispiel für 2.500 € netto
Schritt 1 – Umsatzziel ermitteln (Beispiel: privat krankenversichert mit 450 € Monatsbeitrag):
| Posten | Annahme | pro Jahr |
|---|---|---|
| Wunsch-Nettoeinkommen | 2.500 € / Monat | 30.000 € |
| Kranken- und Pflegeversicherung (Annahme: privat versichert) | 450 € / Monat | 5.400 € |
| Altersvorsorge und Versicherungen | 400 € / Monat | 4.800 € |
| = Privatbedarf | 40.200 € | |
| Einkommensteuer (Annahme 25 % auf den Gewinn) | 40.200 € ÷ 0,75 − 40.200 € | 13.400 € |
| = nötiger Gewinn | 53.600 € | |
| Betriebskosten | 250 € / Monat + 1.500 € Anschaffungen | 4.500 € |
| Puffer 10 % | 5.810 € | |
| = Umsatzziel pro Jahr | 63.910 € |
Schritt 2 – abrechenbare Stunden ermitteln: 52 Wochen × 5 Tage = 260 Tage, abzüglich 30 Urlaubstage, 10 Feiertage, 10 Krankheitstage und 5 Fortbildungstage = 205 Arbeitstage. Bei 8 Stunden pro Tag und 60 % abrechenbarer Zeit sind das 984 Stunden im Jahr.
Schritt 3 – teilen: 63.910 € ÷ 984 Stunden = 64,95 € pro Stunde. Ohne Puffer wären es 59,04 €.
Die Steuerquote von 25 % ist eine grobe Annahme. Die tatsächliche Einkommensteuer hängt von deinem gesamten Einkommen und deinen Abzügen ab – Beiträge zur Kranken- und Altersvorsorge mindern sie zum Teil. Die Rechnung ist daher bewusst vorsichtig.
Was ändert sich bei gesetzlicher Krankenversicherung?
Die 450 € im Beispiel sind eine Annahme für eine private Krankenversicherung. Wer freiwillig gesetzlich versichert ist, zahlt keinen festen Betrag, sondern einen Prozentsatz vom Gewinn: 2026 rund 21 % (ermäßigter Beitragssatz 14,0 % ohne Krankengeld bzw. 14,6 % mit Krankengeld, dazu der kassenindividuelle Zusatzbeitrag, im Durchschnitt 2,9 %, und die Pflegeversicherung mit 3,6 % bzw. 4,2 % für Kinderlose). Beitragspflichtig ist der Gewinn bis zur Beitragsbemessungsgrenze von 5.812,50 € im Monat; für sehr kleine Gewinne gilt ein Mindestbeitrag. Mit sonst gleichen Annahmen (kinderlos, durchschnittlicher Zusatzbeitrag) ergibt das im Beispiel rund 1.135 € im Monat statt 450 € – der nötige Stundensatz steigt dann von 65 € auf rund 77 €. Der Stundensatz-Rechner berechnet den gesetzlichen Beitrag automatisch.
Wie viele Stunden kann ich wirklich abrechnen?
Weniger als die meisten denken. Neben Urlaub, Feiertagen und Krankheit fällt Arbeit an, die dir niemand bezahlt: Akquise, Angebote, E-Mails, Buchhaltung, Weiterbildung. Realistisch sind oft 50 bis 70 % abrechenbare Zeit. Wie stark das den Preis verändert, zeigt die Tabelle (gleiche Annahmen wie oben):
| Abrechenbarer Anteil | Stunden pro Jahr | Nötiger Stundensatz |
|---|---|---|
| 40 % | 656 | 97 € |
| 50 % | 820 | 78 € |
| 60 % | 984 | 65 € |
| 70 % | 1.148 | 56 € |
| 80 % | 1.312 | 49 € |
Die 5 häufigsten Fehler
- Den Angestellten-Stundenlohn als Maßstab nehmen. Arbeitgeber zahlen Sozialabgaben, Urlaub und Lohnfortzahlung mit – als Selbstständiger trägst du alles selbst.
- Alle Arbeitsstunden als abrechenbar rechnen. Wer mit 100 % kalkuliert, aber realistisch nur 60 % abrechnen kann, macht 40 % weniger Umsatz als geplant – der Gewinn sinkt noch stärker, weil Kosten und Versicherungen gleich bleiben.
- Kranken- und Pflegeversicherung vergessen. Sie gehört zum privaten Bedarf und ist für viele Selbstständige einer der größten Posten – bei gesetzlicher Versicherung wächst sie mit dem Gewinn.
- Keine Steuern einplanen. Die Einkommensteuer wird mit dem Steuerbescheid nachgezahlt; danach setzt das Finanzamt meist vierteljährliche Vorauszahlungen fest (10. März, Juni, September, Dezember; § 37 EStG). Ohne Rücklage trifft das doppelt: Nachzahlung fürs Vorjahr plus Vorauszahlungen fürs laufende Jahr.
- Keinen Puffer einrechnen. Flauten, kranke Kinder oder ein ausgefallener Kunde passieren in jedem Jahr.
Tagessatz und Projektpreis
Tagessatz = Stundensatz × Arbeitsstunden pro Tag. Bei 64,95 € und 8 Stunden sind das rund 520 € pro abgerechnetem Tag. Die unbezahlte Zeit für Akquise und Verwaltung steckt schon im Stundensatz, weil er mit 60 % abrechenbarer Zeit kalkuliert ist. Für Projektpreise schätzt du die Stunden pro Arbeitsschritt, addierst einen Puffer für Unvorhergesehenes (z. B. 15 %) und multiplizierst mit deinem Stundensatz: 23 geschätzte Stunden × 1,15 × 64,95 € ≈ 1.718 €.
Stundensatz und Kleinunternehmerregelung
Ein realistischer Stundensatz führt schnell zu einem Jahresumsatz über 25.000 € – im Beispiel sind es knapp 64.000 €. Wer diese Grenze überschreitet, ist im Folgejahr kein Kleinunternehmer mehr und muss Umsatzsteuer zusätzlich zum Preis berechnen. Im Gründungsjahr gilt die 25.000-€-Grenze schon für das laufende Jahr: Wird sie überschritten, endet die Regelung sofort. Und unabhängig davon endet sie in jedem Jahr sofort, sobald der Umsatz 100.000 € überschreitet. Mehr dazu: Kleinunternehmerregelung 2026 – die Grenzen einfach erklärt und der kostenlose Grenzen-Check.
Deinen Stundensatz mit eigenen Zahlen berechnen
Der Stundensatz-Rechner ist eine Excel-Vorlage: Werte eintragen, Stunden- und Tagessatz ablesen – gesetzliche oder private Krankenversicherung wählbar, mit Aufschlüsselung, Szenario-Tabelle und Projekt-Kalkulation für Angebote.
Stundensatz-Rechner ansehenHäufige Fragen
Wie berechne ich meinen Stundensatz als Selbstständiger?
Addiere deinen privaten Bedarf (Wunsch-Netto, Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Versicherungen), rechne die Einkommensteuer hinzu, addiere die Betriebskosten und einen Puffer. Teile die Summe durch die Zahl der Stunden, die du im Jahr tatsächlich abrechnen kannst.
Wie viele Stunden kann ich als Selbstständiger im Jahr abrechnen?
Deutlich weniger als ein Angestellter arbeitet. Nach Abzug von Urlaub, Feiertagen, Krankheit und Fortbildung bleiben oft rund 200 bis 210 Arbeitstage. Davon ist nur ein Teil abrechenbar, weil Akquise, Verwaltung und Buchhaltung nicht bezahlt werden. Mit 8 Stunden pro Tag und 60 Prozent abrechenbarer Zeit sind das etwa 1.000 Stunden im Jahr.
Welcher Stundensatz ist für 2.500 Euro netto im Monat nötig?
Mit typischen Annahmen für privat Versicherte – 450 Euro private Kranken- und Pflegeversicherung, 400 Euro Altersvorsorge und Versicherungen, 250 Euro laufende Kosten, 1.500 Euro Anschaffungen pro Jahr, 25 Prozent Steuerquote, 10 Prozent Puffer und 984 abrechenbaren Stunden – liegt der Stundensatz bei rund 65 Euro. Wer freiwillig gesetzlich versichert ist, zahlt rund 21 Prozent vom Gewinn für Kranken- und Pflegeversicherung; mit sonst gleichen Annahmen (kinderlos) sind dann rund 77 Euro nötig. Mit eigenen Werten kann das Ergebnis deutlich abweichen.
Warum ist der Stundensatz von Selbstständigen so viel höher als ein Angestellten-Stundenlohn?
Selbstständige zahlen Kranken- und Pflegeversicherung und Altersvorsorge allein, bekommen keinen bezahlten Urlaub und keine Lohnfortzahlung bei Krankheit, tragen eigene Betriebskosten und können nur einen Teil ihrer Arbeitszeit abrechnen.
Wie rechne ich vom Stundensatz auf den Tagessatz um?
Tagessatz = Stundensatz × Arbeitsstunden pro Tag. Bei 65 Euro und 8 Stunden sind das 520 Euro pro abgerechnetem Tag. Unbezahlte Zeit für Akquise und Verwaltung steckt bereits im Stundensatz.
Was hat der Stundensatz mit der Kleinunternehmerregelung zu tun?
Wer seinen Stundensatz realistisch kalkuliert, kommt oft auf einen Jahresumsatz über 25.000 Euro. Dann ist man im Folgejahr kein Kleinunternehmer mehr und muss Umsatzsteuer zusätzlich zum Preis berechnen. Im Gründungsjahr endet die Regelung sogar sofort, sobald 25.000 Euro überschritten sind, und in jedem Jahr sofort ab 100.000 Euro.
Dieser Ratgeber erklärt die allgemeine Rechtslage verständlich und ersetzt keine Steuerberatung. Für deine konkrete Situation wende dich an eine Steuerberatung oder dein Finanzamt.